送り状とは？ 意味、種類、書き方、作成時の注意点まで徹底解説

「送り状」という言葉は知っていても、その役割や書き方について、自信を持って説明できますか？ この記事では、送り状の基本から、種類、他の書類との違い、具体的な書き方、作成時の注意点まで、徹底的に解説します。この記事を読めば、送り状に関する知識が深まり、業務効率を格段に向上させることができるでしょう。さあ、送り状マスターへの第一歩を踏み出しましょう！

送り状とは？

「送り状」という言葉を耳にしたことはあっても、具体的にどのようなものか、その役割や種類について詳しく知っている方は少ないのではないでしょうか。送り状は、ビジネスシーンにおいて非常に重要な役割を担う書類の一つです。ここでは、送り状の定義から、その役割、そして様々な種類について解説します。

送り状の定義と役割

送り状とは、荷物を送る際に、送り主が受取人に対して荷物の内容や情報を伝えるための書類です。簡単に言えば、「荷物の中身を知らせる手紙」のようなものです。送り状は、単に荷物の内容を伝えるだけでなく、取引の証拠としての役割も持ち、正確な情報伝達を通じて、スムーズな取引をサポートします。主な役割は以下の通りです。

• 荷物の内容明示: 品名、数量、金額などを記載し、受取人が荷物を受け取る前に内容を確認できるようにします。

• 取引の証拠: 納品書や請求書と連携し、取引内容を証明する役割を果たします。

• トラブル防止: 誤った内容や数量の荷物が送られた場合、送り状がその証拠となり、トラブルを未然に防ぎます。

• 企業の信頼性向上: 正確な情報と丁寧な対応は、企業の信頼性を高め、顧客満足度向上に繋がります。

送り状の種類

送り状には、様々な種類があります。代表的なものを以下に紹介します。

• 配送伝票: 運送業者が荷物を配送する際に使用するもので、送り主と受取人の情報、荷物の内容、配送に関する情報が記載されています。宅配便の送り状がこれに該当します。

• 納品書: 納品した商品について、品名、数量、単価などを記載した書類です。商品と同梱されることが多く、受取人が納品内容を確認するために使用します。インボイスの役割を兼ねる場合もあります。

• インボイス（Invoice）: 輸出入の際に使用される書類で、商品の詳細な情報（品名、数量、価格、原産地など）を記載します。国際取引においては、税関申告や関税計算のために不可欠な書類です。インボイスは、送り状と納品書、請求書を兼ねる場合もあります。

送り状と他の書類との違い

納品書との違い

納品書と送り状は、どちらも商品や荷物に関する情報を伝える書類ですが、その役割と目的には違いがあります。

納品書は、商品やサービスを納品した際に、その内容を証明するために発行される書類です。主な目的は、納品した商品の詳細（品名、数量、単価など）を明確にし、受領者に納品内容を確認してもらうことです。つまり、納品した事実と内容を証明する役割を担っています。

一方、送り状は、荷物を送る際に、荷物の内容や情報を事前に伝えるために使用されます。受取人が荷物を受け取る前に、どのような荷物が送られてくるのかを知るためのものです。多くの場合、送り状は荷物に同梱されず、別途送付されます。主な役割は、円滑な受け取りをサポートすることです。

納品書と送り状は、それぞれ異なる目的と役割を持っていますが、両方を組み合わせて使用することで、より正確でスムーズな取引を実現できます。例えば、納品書を送り状の役割も兼ねて、荷物に同梱するケースもあります。

請求書との違い

請求書は、商品やサービスを提供した対価を請求するために発行される書類です。主な目的は、取引の代金を請求し、支払いを促すことです。請求書には、請求金額、支払期日、振込先などの情報が記載されており、取引の金銭的なやり取りを明確にする役割があります。

一方、送り状は、荷物の内容を伝えることが主な目的であり、金銭的な情報は通常含まれません。送り状は、あくまで荷物の物理的な情報に焦点を当てています。

請求書と送り状は、取引の流れの中でそれぞれ異なる役割を果たします。送り状は、商品が発送される際に、その内容を事前に伝え、請求書は、代金を請求する際に発行されます。これらの書類を適切に使い分けることで、取引を円滑に進めることができます。

送り状の記載事項

送り状には、送る側と受け取る側の情報を正確に記載し、荷物の内容を明確に伝える必要があります。ここでは、送り状に記載すべき主な項目について解説します。

送り主の情報

送り状には、荷物を送る側の情報を記載します。これは、万が一、荷物に問題が発生した場合や、受取人からの問い合わせに対応するために必要です。具体的には、以下の情報を記載します。

• 会社名または氏名: 法人の場合は会社名を、個人の場合は氏名を記載します。

• 住所: 正確な住所を記載します。郵便番号も忘れずに記載しましょう。

• 連絡先: 電話番号やメールアドレスなど、連絡が取れる情報を記載します。特に、電話番号は、急ぎの連絡が必要な場合に役立ちます。

これらの情報は、送り状の冒頭に記載されることが一般的です。自社の情報を正確に記載することで、受取人からの信頼を得ることにも繋がります。

宛先の情報

宛先の情報は、荷物を確実に届けるために非常に重要です。誤った情報を記載すると、荷物が届かない、または遅延する可能性があります。以下の情報を正確に記載しましょう。

• 会社名または氏名: 会社名または氏名を記載します。部署名や役職も記載すると、より確実に担当者に届きます。

• 住所: 正確な住所を記載します。建物名、部屋番号なども忘れずに記載しましょう。

• 郵便番号: 正確な郵便番号を記載します。郵便番号は、配達を効率化するために重要です。

送り主の情報と同様に、これらの情報は、送り状の冒頭に記載されることが一般的です。特に、初めて荷物を送る場合は、宛先の情報を念入りに確認しましょう。

荷物の情報（品名、数量など）

荷物の情報は、受取人が荷物を受け取る前に内容を把握するために不可欠です。また、税関手続きや、運送保険の適用などにも影響するため、正確な記載が求められます。具体的には、以下の情報を記載します。

• 品名: 荷物の内容を具体的に記載します。例えば、「A4コピー用紙500枚」のように、詳細に記載することが重要です。内容が複数にわたる場合は、それぞれの品名を記載します。

• 数量: 品名に対応する数量を記載します。数量の単位も明記しましょう（例：個、冊、箱など）。

• 単価: 商品の単価を記載します。課税対象となる場合は、消費税額も記載する必要があります。

• 金額: 数量と単価から計算した金額を記載します。合計金額も忘れずに記載しましょう。

• 梱包数: 荷物が複数の梱包に分かれている場合は、梱包数を記載します（例：「1/3」「2/3」など）。

これらの情報は、送り状の中央部分に記載されることが多いです。インボイスの場合、これらの情報が詳細に記載されます。

その他必要な情報

上記以外にも、場合によっては以下の情報を記載する必要があります。

• 伝票番号: 運送業者が発行する伝票番号を記載します。追跡サービスを利用する際に必要です。

• 備考: 特記事項がある場合に記載します。例えば、「割れ物注意」「冷蔵品」など、取り扱いに関する注意点などを記載します。

• 発行日: 送り状の発行日を記載します。取引の記録として重要です。

• 支払方法: 代金引換の場合など、支払方法に関する情報を記載します。

これらの情報は、送り状の種類や、荷物の内容によって異なります。状況に応じて、必要な情報を記載するようにしましょう。

送り状の作成方法は、手書き、Excel、専用ソフトの3つに大別できます。それぞれの方法にはメリットとデメリットがあり、状況に応じて最適な方法を選択することが重要です。ここでは、それぞれの方法について詳しく解説します。

手書きの場合

手書きで送り状を作成する場合、特別なソフトウェアやスキルは必要ありません。しかし、手書きならではの注意点があります。

• メリット:

  • 手軽に作成できる。必要なのは、紙とペンだけですぐに始められます。

  • コストがかからない。特別な費用は発生しません。

  • 自由度が高い。レイアウトや記載事項を自由に調整できます。

• デメリット:

  • 時間がかかる。1枚ずつ手作業で作成するため、大量の送り状を作成する場合は時間がかかります。

  • 誤字脱字のリスクがある。手書きのため、誤字や文字の書き間違いが発生しやすくなります。

  • 見栄えが悪い場合がある。字が下手な場合や、レイアウトに自信がない場合は、見栄えが悪くなる可能性があります。

手書きで送り状を作成する際は、以下の点に注意しましょう。

• 丁寧な字で書く。 読みやすい文字で、正確に情報を記載することが重要です。

• 誤字脱字をチェックする。 書き終わった後、必ず誤字脱字がないか確認しましょう。

• カーボン紙を使用する。 控えが必要な場合は、カーボン紙を使って複写を作成すると便利です。

Excelでの作成

Excelは、ビジネスシーンで広く利用されている表計算ソフトです。送り状作成にも活用でき、手書きよりも効率的に、かつ見栄えの良い送り状を作成できます。

• メリット:

  • 効率的に作成できる。テンプレートを活用したり、数式を使って自動計算したりできます。

  • 見栄えが良い。フォントやレイアウトを自由に調整でき、見やすい送り状を作成できます。

  • 修正が容易。誤字脱字があった場合でも、簡単に修正できます。

  • データの再利用が可能。一度作成した送り状をテンプレートとして保存し、再利用できます。

• デメリット:

  • Excelのスキルが必要。基本的な操作方法を知っている必要があります。

  • テンプレート作成に手間がかかる。自分でテンプレートを作成する場合は、ある程度の時間と知識が必要です。

  • 印刷設定が必要。印刷する際に、用紙サイズや余白などを調整する必要があります。

Excelで送り状を作成する際は、以下の手順で進めます。

1. テンプレートの準備: インターネット上にある無料のテンプレートをダウンロードするか、自作します。

2. 情報の入力: 送り主、宛先、品名、数量などの情報を入力します。

3. 書式設定: フォント、サイズ、色などを調整し、見やすいレイアウトにします。

4. 印刷: 印刷設定を行い、送り状を印刷します。

専用ソフトの利用

送り状作成に特化した専用ソフトも存在します。これらのソフトは、豊富なテンプレートや機能を提供し、効率的に送り状を作成できます。

• メリット:

  • 効率的に作成できる。豊富なテンプレートや、宛名印刷、バーコード印刷などの機能が利用できます。

  • ミスを減らせる。入力チェック機能などにより、誤字脱字や記載漏れを防ぎます。

  • 高度な機能が利用できる。データ連携や、複数人での共同作業など、高度な機能を利用できます。

• デメリット:

  • コストがかかる。ソフトの購入費用や、月額料金が発生する場合があります。

  • ソフトの習得が必要。操作方法を覚える必要があります。

  • カスタマイズに制限がある場合がある。テンプレートの変更や、機能の追加に制限がある場合があります。

専用ソフトを選ぶ際は、以下の点に注意しましょう。

• 機能: 必要な機能が揃っているか確認しましょう。例えば、宛名印刷機能、バーコード印刷機能、データ連携機能などです。

• 使いやすさ: 操作が簡単で、直感的に使えるソフトを選びましょう。

• コスト: ソフトの価格や、月額料金を確認しましょう。

• サポート体制: 困ったときに、サポートを受けられる体制が整っているか確認しましょう。

どの方法を選ぶかは、あなたの状況やニーズによって異なります。手書きは手軽ですが、時間がかかります。Excelは効率的ですが、スキルが必要です。専用ソフトは高機能ですが、コストがかかります。それぞれのメリットとデメリットを理解し、最適な方法を選択しましょう。

送り状作成の注意点

送り状は、正確な情報を伝えることで、取引をスムーズに進めるための重要な書類です。しかし、作成方法を誤ると、荷物が届かない、トラブルに発展する可能性があります。ここでは、送り状作成時に注意すべき点について解説します。

誤字脱字のチェック

送り状を作成する上で、誤字脱字は絶対に避けなければなりません。誤字脱字があると、宛先の住所や氏名が正しく伝わらず、荷物が届かない可能性があります。また、品名や数量などの情報が間違っていると、受取人に誤解を与え、トラブルの原因になることもあります。

• チェック体制の構築: 送り状を作成したら、必ず第三者によるチェックを行いましょう。複数人で確認することで、見落としを防ぐことができます。

• ツールを活用: 校正ツールや辞書などを活用して、誤字脱字をチェックしましょう。

• 見直しを徹底: 印刷前に、記載内容を隅々まで見直しましょう。特に、数字やアルファベットは注意が必要です。

記載漏れがないか確認

送り状には、記載すべき項目がいくつかあります。これらの項目に記載漏れがあると、荷物の追跡ができなくなったり、税関手続きが滞ったりする可能性があります。また、トラブルが発生した場合に、必要な情報が不足していると、対応が遅れることもあります。

• チェックリストの活用: 記載すべき項目をまとめたチェックリストを作成し、送り状を作成する際に活用しましょう。チェックリストを使うことで、記載漏れを防ぐことができます。

• テンプレートの活用: あらかじめ必要な項目が記載されたテンプレートを活用することで、記載漏れを防ぐことができます。テンプレートは、インターネット上で無料でダウンロードできるものもあります。

• 定期的な見直し: 送り状の記載項目は、法律や業界の慣習によって変更されることがあります。定期的に記載項目を見直し、最新の情報に対応するようにしましょう。

個人情報の保護

送り状には、送り主と受取人の個人情報が記載されます。これらの個人情報が漏洩すると、プライバシー侵害や、悪用のリスクがあります。個人情報保護の観点から、以下の点に注意しましょう。

• 情報管理の徹底: 送り状に記載された個人情報は、厳重に管理しましょう。紙媒体の場合は、施錠できる場所に保管し、電子データの場合は、パスワードを設定するなど、セキュリティ対策を講じましょう。

• 廃棄時の注意: 不要になった送り状は、シュレッダーにかけるなど、個人情報が復元できないように適切に廃棄しましょう。

• 情報漏洩対策: 情報漏洩を防ぐために、社内での情報管理体制を整備しましょう。従業員への教育を行い、個人情報保護の意識を高めることも重要です。

これらの注意点を守り、正確な送り状を作成することで、円滑な取引を実現し、企業の信頼性を高めることができます。

送り状作成に役立つ情報

送り状作成は、日々の業務の中で頻繁に行われる作業です。効率的に、そして正確に作成することで、業務全体の効率を大きく向上させることができます。ここでは、送り状作成に役立つ情報として、テンプレートの紹介と、効率化のヒントを具体的に解説します。

テンプレートの紹介

送り状作成を効率化するためには、テンプレートの活用が不可欠です。テンプレートを活用することで、毎回ゼロから作成する手間を省き、必要な情報を漏れなく記載することができます。ここでは、様々なテンプレートの入手方法と、その活用方法について解説します。

• 無料テンプレートの活用: インターネット上には、無料で利用できる送り状のテンプレートが多数存在します。WordやExcel形式で提供されているものが多く、ダウンロードしてすぐに利用できます。様々なデザインや形式のテンプレートがあり、自社の状況に合わせて選択できます。無料で利用できるテンプレートサイトとしては、以下のようなものがあります。

  • Microsoftのテンプレート: WordやExcelのソフト内で、送り状のテンプレートを検索し、ダウンロードできます。ビジネス向けのシンプルなデザインのテンプレートが豊富です。

  • 無料テンプレートサイト: 多くのテンプレートサイトでは、様々な種類の送り状テンプレートを提供しています。自社のロゴや情報を追加してカスタマイズすることも可能です。

• 有料テンプレートの活用: より高度な機能やデザインを求める場合は、有料のテンプレートも検討しましょう。有料テンプレートは、プロのデザイナーが作成したものが多く、デザイン性が高く、見やすい送り状を作成できます。また、高度なカスタマイズが可能で、自社のブランドイメージに合わせた送り状を作成できます。有料テンプレートとしては、以下のようなものがあります。

  • デザインテンプレートサイト: デザインに特化したテンプレートサイトでは、高品質な送り状テンプレートが販売されています。洗練されたデザインのテンプレートを探している場合におすすめです。

  • ビジネスソフトのテンプレート: 会計ソフトや、顧客管理ソフトなど、ビジネス向けのソフトには、送り状のテンプレートが付属している場合があります。これらのソフトと連携して、効率的に送り状を作成することも可能です。

• テンプレートのカスタマイズ: テンプレートは、そのまま利用するだけでなく、自社の状況に合わせてカスタマイズすることも重要です。自社のロゴや、連絡先、担当者名などを追加し、自社オリジナルの送り状を作成しましょう。また、商品の種類や、取引の状況に合わせて、記載項目を調整することも可能です。テンプレートをカスタマイズすることで、より使いやすく、効果的な送り状を作成できます。

効率化のヒント

送り状作成をさらに効率化するためのヒントをいくつか紹介します。これらのヒントを活用することで、作業時間を短縮し、業務効率を向上させることができます。

• 宛名ラベルの活用: 宛名ラベルを活用することで、手書きや、Excelでの入力の手間を省き、宛名書きにかかる時間を大幅に短縮できます。宛名ラベルは、宛名印刷ソフトや、プリンターで簡単に作成できます。また、宛名ラベルの印刷サービスを利用することも可能です。宛名ラベルを活用することで、ミスの軽減にもつながります。

• 住所録の活用: 顧客の住所や連絡先をまとめた住所録を作成し、活用しましょう。住所録を作成しておくことで、宛名の入力の手間を省き、誤入力を防ぐことができます。住所録は、Excelや、顧客管理ソフトなどで作成できます。住所録を常に最新の状態に保つことも重要です。

• オンラインツールの活用: 送り状作成に特化したオンラインツールを活用することで、効率的に送り状を作成できます。オンラインツールは、テンプレートの提供、自動計算機能、宛名印刷機能など、様々な機能を提供しています。また、クラウド上で利用できるため、場所を選ばずに作業できます。オンラインツールを活用することで、業務効率を格段に向上させることができます。

• 自動入力機能の活用: Excelや、専用ソフトには、自動入力機能が搭載されている場合があります。この機能を活用することで、繰り返し入力する情報を自動で入力し、作業時間を短縮できます。例えば、自社の住所や、連絡先などを登録しておけば、毎回入力する手間が省けます。

• 過去の送り状の再利用: 過去に作成した送り状をテンプレートとして再利用することで、作成時間を短縮できます。品名や、数量などが同じ場合は、過去の送り状をコピーし、必要な箇所を修正するだけで済みます。過去の送り状を整理しておき、必要な時にすぐに利用できるようにしておきましょう。

これらのテンプレートの活用と、効率化のヒントを参考に、送り状作成業務を効率化し、より生産的な業務に時間を使いましょう。

まとめ

この記事では、送り状の定義、種類、他の書類との違い、具体的な書き方、作成上の注意点など、送り状に関する基礎知識を幅広く解説しました。

送り状は、ビジネスシーンにおいて、正確な情報伝達と円滑な取引を実現するために不可欠な書類です。種類や役割を理解し、正しく作成することで、業務効率を向上させ、企業の信頼性を高めることができます。

今回ご紹介した情報が、皆様の送り状作成の一助となれば幸いです。